Styrelseprotokoll
Protokoll ska föras vid sammanträden. Protokollen utgör en trygghet för styrelsen att de beslut som fattas vid mötena blir dokumenterade. Protokollen ska undertecknas av sekreteraren, ordföranden och en utsedd justerare.
Vill någon ledamot inte stå bakom ett beslut har denne rätt att få sin reservation antecknad i protokollet. Styrelseprotokollen är inte tillgängliga för medlemmar eller utomstående. Endast föreningens revisor har rätt att ta del av dem. Protokollen ska föras i nummerföljd och förvaras på betryggande sätt.
Tänk på att hålla protokollen kortfattade men tydliga över vad som har beslutats. Nedan är exempel på hur ett styrelseprotokoll kan se ut i en bostadsrättsförening.
Exempel på styrelseprotokoll
Styrelsemöte för ”Brf Exemplet”
Protokoll nummer: 12
Plats: Samlingslokalen
Datum: 15 november
Tid: kl 19-20
Mötets öppnande – Exempel; ”Mötet öppnades av styrelsens ordförande Anna Svensson”
- Närvaro – Exempel; ”Följande närvarade vid mötet: Anna Svensson, Per Andersson, Stina Olsson, Roger Eriksson”
- Fastställande av beslutsförhet – Exempel; ”Styrelsen befanns vara beslutsför, samtliga ledamöter närvarade”
- Fastställande av dagordningen – Exempel; ”Dagordningen fastställdes enligt utsänt förslag”
- Val av sekreterare och justerare – Exempel; ”Stina valdes till sekreterare och Per valdes till justerare att jämte ordföranden justera dagens protokoll”
- Föregående protokoll – Exempel; ”Protokoll nr 11 fastställdes utan anmärkningar och lades till handlingarna”.
- Fastighetsunderhåll – Exempel; ”Stina redogjorde för kommande underhållsåtgärder enligt underhållsplanen”. Årlig besiktning av fastigheten är inbokad till 30 november. Anbudsunderlag behöver förberedas till kommande takrenoveringen. Det beslutades att Roger förbereder en anbudsförfrågan till nästa möte.
- Ekonomifrågor– Exempel; ”Anna gick igenom budgetuppföljningen för kvartal 3. Intäkterna ligger i nivå med budget. Värmekostnaderna och räntekostnaderna har ökat jämfört med budget, men de avvikelserna bedöms vara rimliga i förhållande till kostnadsökningarna i stort”. I övrigt noterades inga andra budgetavvikelser.”
”Styrelsen har fått ett budgetförslag från ekonomiska förvaltaren inför nästkommande år (bilaga 1) Beslut fattades att anta budgetförslaget som innefattar en avgiftshöjning med 12% fr.o.m 1/1 till följd av ökade kostnader för fjärrvärme och räntor. Det beslutades att Stina förbereder information om avgiftsförändringen till medlemmarna.”
”Trapphusstädning – Per redovisade de 3 anbud som inkommit avseende städning av trapphusen (bilaga 2). Det noterades att alla tre leverantörerna låg prismässigt i närheten av varandra. Det antecknades att det inte förelåg jäv för någon ledamot mot någon av leverantörerna. Styrelsen beslutade att anta anbud B som städar hos grannföreningen och som uppvisat goda referenser. Avtal tecknas fr.o.m 1 april.”
- Medlemskapsfrågor – Exempel; ”Styrelsen beslutade att godkänna medlemskap för Kalle Karlsson avseende lgh 123 med inflyttning 31 mars”.
- Andrahandsupplåtelser – Exempel; ”Styrelsen beslutade att godkänna Sara Svenssons ansökan om andrahandsupplåtelse i 6 månader, t.o.m 30 juni på grund av studier på annan ort”.
- Övriga frågor – Exempel; ”Roger föreslog en gemensam städdag av innergården med fika i början av maj. Förslaget godkändes av mötet. Per ser till att boka datum och informera medlemmarna. Inga övriga frågor"
- Nästa möte – Exempel; ”Nästa möte beslutades till 12 december kl 18-19 i samlingslokalen”.
_________________________________
Stina Olsson, sekreterare
_________________________________
Anna Svensson, ordförande
________________________________
Per Andersson, av mötet utsedd justerare